طراحی رویداد چیست؟

یک رویداد را می¬توانیم به به صورت مقابل تعریف کنیم: «اتفاقی در مکان و زمین معیّن؛ مجموعه ای از شرایط خاص یا یک واقعه قابل توجّه» یعنی تعیین فعالیتها و آئین های مشخص برای اجرا شدن در شرایط خاصی از فضا و زمان فعالیت ها.

رویدادها به‌عنوان پدیده‌هایی اجتماعی، فرهنگی و اقتصادی به‌طور فزاینده‌ای اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند، تا جایی که بسیاری از ما اکنون در شهرهایی پر از رویدادهای مختلف زندگی می‌کنیم و در هنگام انجام دادن فعالیت های روزمره در زندگی خود ممکن از رویدادهای مختلفی را ببنیم و در آنها حضور داشته باشیم.

علاوه بر این، رویدادها با افزایش دامنه عملکردهایشان پیچیده تر می­شوند. رویدادها می­توانند مکان های ملاقات، فضاهای خلاق، کاتالیزورهای اقتصادی، محرک های اجتماعی، سازندگان گروه های اجتماعی، انجمن های تجاری و گره های ارتباطی بین مردم باشند. در نتیجه باید توجه داشت که رویدادها فقط اتفاق نمی‌افتند. آنها با دقت طراحی می­شوند تا روایت ها (محتوا) را از طریق فرآیندهای طراحی تجربه در مکان ها (زمینه) ادغام کنند. طراحی موثر یک رویداد می تواند مدل های کسب و کار موفق تری را تولید کند که می تواند به حفظ فعالیت های فرهنگی و تجاری حتی در شرایط سخت اقتصادی کمک کند.

چرا طراحی رویداد مهم است؟

امروزه مفهوم “تجربه” برای رونق کسب و کارها کلیدی است و این مفهوم تعیین می-کند که کیفیت رویداد چگونه بوده است. طراحی رویدادهای اجتماعی عامل بسیار مهمی برای ایجاد و بهره برداری از فضای مناسب جهت جلب مشارکت حاضرین است در راستای اهداف یک کسب و کار است.

جوامع مدرن قدرت رویدادها را به عنوان ابزارهای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی به رسمیت شناخته اند و این امر مسلماً منجر به تعداد فزاینده ای از رویدادها شده است که به طور هدفمند به صحنه می روند. این امر منجر به ظهور “صنعت رویداد” شده است که طبق برآوردهای یک گزارش تخصصی، ارزش آن تنها در بریتانیا در سال 2010 بیش از 36 میلیارد پوند تخمین زده شده است. این واقعیت به خودی خود شاهد حجم عظیم، نفوذ چشمگیر و سطح بالای حرفه­ای صنعت رویداد است. این رشد به خودی خود تأکید جدیدی بر عرصه طراحی رویدادها دارد که در حال حاضر معمولاً انتظار می­رود به طور حرفه ای سازماندهی، مدیریت و بازاریابی شوند.

رویدادهایی که طراحی را در فرآیند برنامه‌ریزی خود لحاظ می‌کنند، می‌توانند روابط عمیق‌تر و طولانی‌تری با شرکت‌کنندگان ایجاد کنند. این امر در ادامه باعث نیل به اهدافی چون وفاداری مشتری و ادامه تعامل موثر با برند می­گردد. یک رویداد با تجربه درک شده­ی مطلوب قدم بزرگی در کسب اعتماد مشتریان است. از این رو اهمیت با فعالیت های پیچیده و زمانبر بخش خدمات و بخش روابط عمومی یک سازمان برابری می­کند.

یک طراح رویداد در واقع چه می­کند؟

یک طراح رویداد در درجه نخست باید خلاقیت داشته باشد تا بهترین راه را برای انتقال آنچه مشتری با رویداد خود می‌خواهد، خواه یک نام تجاری (برند) یا یک موضوع (تِم)، تصور کند. به عبارت دیگر، طراح رویداد یک چشم انداز را به واقعیت تبدیل می­کند. طراح رویداد بر اساس موضوع مشخص شده و نیازهای مشتری خود الزامات آنچه باید توسط مخاطب تجربه گردد را تعیین نموده و سپس با ابزارهای مختلف سعی می­کند این تجربه را به مطلوب ترین شکل برای مخاطبان تحقق ببخشد.

طراحی رویداد یک عملیات اتصال چند خدمت، از کیترینگ گرفته تا نورپردازی . از گل آرایی تا موسیقی نیست، بلکه به معنای خلق و مدیریت یک رویداد به طور کامل- قبل، حین و بعد از آن – بدون دوری شدن از موضوع و هدف برگزاری رویداد است. طراح رویداد تلاش می­کند تا پیام خاصی را از طریق فعالیت های مختلف و با استفاده از ابزارهای مختلف به شرکت کنندگان رویداد منتقل کند. به این منظور باید ارزشها و تمایلات این شرکت کنندگان را شناسایی کرده و مورد بررسی قرار دهد. طراحی رویداد نیز چون سایر گرایش های طراحی بیشتر فعالیتی ذهنی-تفکری است تا یک روتد عینی-عملی.

طراحی رویدادهای خود را به ما بسپارید:

ما در گروه خلاقیت و تولید محتوای بوم رویدادهای مناسب برای کسب و کار شما را شناسایی کرده و به شما کمک می­کنیم تا با اتخاذ اهداف مناسب، خود را به شکل مطلوبی به مخاطبان خود معرفی کنید. علاوه بر این ما در کنار شما هستیم تا ارزش ها و ماموریت های اساسی سازمان خود را به جامعه هدف خود ارائه نموده و تصویری شایان توجه از برند خود ارائه نمائید.

تیم طراحان ما از پیش از رویداد در جلسات تعیین اهداف با مدیریت سازمان در ارتباط بوده تا نیازهای سازمان را به شکل مناسبی درک کرده و بتواند زمینه را به خوبی ارزیابی نماید. این فعالیت ها زیربنای طراحی جزئیات در بخش های مختلف طراحی را شکل می­دهد. طراحی رویداد در مجموعه بوم همانند بخش های دیگر خدمات از یک روند سازمان یافته از مطالعه تا اجرا تبعیّت می­کند.

خدمات طراحی و مدیریت رویداد مجموعه ما می­تواند بر اساس نوع رویدادی که میزبانی می­کنید و چشم اندازی که در ذهن دارید متفاوت باشد. به طور کلی، یک طراح رویداد تمام جنبه های رویداد شما را در نظر می گیرد، مانند:

• برنامه­ریزی روند اجرای فعالیت های مختلف در طول رویداد
• طراحی تم (موضوع)
• اطلاع رسانی و تبلیغات رویداد
• طراحی دکوراسیون رویداد بر اساس نوع خاص آن
• نورپردازی و صحنه آرایی
• انتخاب خوراک و پذیرایی از شرکت کنندگان
• سرگرمی و فعالیت های جانبی
• اقامت و استراحت شرکت کنندگان

در ما در گروه خلاقیت و تولید محتوای بوم تلاش می­کنیم با استفاده از نیروهای جوان و متخصص رویدادهایی طراحی و برگزار کنیم که تا مدت ها شیرینی خاطرات را برای شرکت کنندگان داشته باشند. این رویدادها پلی است از توانایی های سازمانی شما تا خواسته های مشتریانتان؛ با ما این پل را استوار و محکم بسازید….